Chi non ha mai avuto problemi nella gestione del proprio tempo?
Con l’aumento delle responsabilità richieste nella maggior parte delle attività professionali, oggi è essenziale imparare un “time management” efficace. Una gestione del tempo appropriata aiuta ad avere un migliore equilibrio tra vita lavorativa e personale, ad aumentare la produttività e l’impatto delle proprie azioni.
In questo articolo, esploreremo 10 tecniche per padroneggiare la gestione del tempo e ti consiglieremo alcuni libri e articoli che offrono preziose informazioni sull’argomento.
Si tratta di una sorta di corso in pillole di “time management”.
1. Stabilisci con chiarezza le priorità
Definire le priorità è un aspetto spesso sottovalutato. Inizia semplicemente creando una lista delle cose da fare e assegna un grado di priorità a ciascuna di esse. Uno strumento valido che si può adottare è la Matrice di Eisenhower. Organizza le attività in base a due variabili: importanza e urgenza. A quel punto, dividi i compiti della tua lista in quattro categorie: urgenti e importanti, importanti ma non urgenti, urgenti ma non importanti e né urgenti né importanti. Partendo dal realizzare prima i compiti più critici, migliorerai l’efficienza nella gestione del tempo.
Libro consigliato: “First Things First”, Stephen Covey, A. Roger Merrill e Rebecca R. Merrill
2. Stabilisci obiettivi SMART
Utilizza lo schema chiamato SMART per impostare obiettivi chiari. SMART è una sigla che sta per Specifico, Misurabile, Raggiungibile, Rilevante e Temporizzato (”timely”).
Impostando obiettivi chiari, specifici e raggiungibili, puoi rimanere concentrato e motivato.
Allo stesso tempo, suddividendo i tuoi obiettivi in compiti più piccoli e gestibili, puoi monitorare i tuoi progressi e mantenere la motivazione a conseguirli.
Libro consigliato: “Goals!: How to Get Everything You Want — Faster Than You Ever Thought Possible”, Brian Tracy
3. Prevedi fasce temporali specifiche (“time blocking”)
Il “time blocking” è una tecnica di gestione del tempo in cui si assegnano periodi specifici della giornata a compiti specifici. Questo metodo consente di dedicare un’attenzione focalizzata ad un compito alla volta, riducendo le distrazioni e aumentando la produttività. È infatti utile pianificare blocchi di tempo per i vari compiti in base alla loro priorità e al momento della giornata in cui si è più produttivi. È importante anche prevedere pause per ricaricarsi.
Articolo consigliato: “Why Time Blocking Is the Best Time Management Technique” di Sujan Patel, Forbes
4. Delega i compiti quando possibile
Verifica con attenzione quali compiti puoi delegare e individua la persona giusta alla quale affidarli. Ti aiuterà molto a ottimizzare la gestione del tempo. Delegare i compiti ad altri può liberare tempo prezioso, permettendoti di concentrarti su compiti e responsabilità con priorità elevata.
Libro consigliato: “The One Minute Manager Meets the Monkey”, Ken Blanchard, William Oncken Jr., Han Burrows
5. Riduci al minimo le distrazioni
Le distrazioni possono influenzare notevolmente la tua produttività e la gestione del tempo. Identifica le distrazioni che interrompono frequentemente la tua concentrazione e sviluppa strategie per ridurle al minimo. Disattiva le notifiche non necessarie, crea uno spazio di lavoro dedicato e stabilisci confini con familiari e colleghi, per mantenere un ambiente di lavoro in cui puoi rimanere concentrato.
Libro consigliato: “Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World”, Cal Newport
6. Impara a dire di no
Saper dire di no a compiti e impegni aggiuntivi è un’abilità fondamentale nella gestione del tempo. Sovraccaricarsi di troppe responsabilità può portare a stress e a riduzione della produttività. Valuta con attenzione ogni nuova opportunità o richiesta e verifica se è in linea con i tuoi obiettivi e priorità. Rifiutare (con le giuste modalità) compiti che non contribuiscono ai tuoi obiettivi può liberare tempo per attività più importanti.
Libro consigliato: “Essentialism: The Disciplined Pursuit of Less”, Greg McKeown
7. Sfrutta la tecnologia a tuo vantaggio
Utilizza la tecnologia per ottimizzare la gestione del tempo. Usa app per la produttività, strumenti di calendario e software di monitoraggio del tempo per rimanere organizzato. Molti strumenti, come Trello, Asana e Todoist, possono aiutarti a gestire i compiti, fissare scadenze e collaborare con gli altri.
Articolo consigliato: “10 Time Management Apps to Organize Your Life and Increase Productivity” di Emily Price, MakeUseOf
8. Crea delle routine
Stabilire e seguire una routine quotidiana può aiutarti a rimanere organizzato, migliorare la produttività e mantenere un equilibrio nella tua vita. La routine può essere basata sul tempo allocato per il lavoro e per gli interessi personali. È meglio sperimentare diverse routine per trovare quella che funziona meglio e adattarla secondo necessità per far fronte a nuovi obiettivi o cambiamenti nella vita.
Libro consigliato: “The Miracle Morning: The Not-So-Obvious Secret Guaranteed to Transform Your Life (Before 8 AM)”, Hal Elrod
9. Rifletti e aggiusta
Verifica regolarmente le tue strategie di gestione del tempo e apporta le modifiche necessarie. Rifletti sui tuoi successi e identifica le aree in cui puoi migliorare. Affinare continuamente le tue tecniche di gestione del tempo può aiutarti a rimanere efficiente e produttivo nel lungo periodo.
Libro consigliato: “The 7 Habits of Highly Effective People”, Stephen Covey
10. Fai delle pause
Adotta la tecnica del Pomodoro, che prevede di lavorare per 25 minuti, seguiti da una pausa di 5 minuti. Fare brevi pause a intervalli regolari di tempo può aiutare ad aumentare la concentrazione e la creatività, mantenendo alti i livelli di energia e la motivazione.
Libro consigliato: “The Power of Full Engagement: Managing Energy, Not Time, Is the Key to High Performance and Personal Renewal”, Jim Loehr e Tony Schwartz
Conclusione
Ottimizzare la gestione del tempo è fondamentale non solo per il successo sia nella vita professionale ma a che professionale. Le tecniche discusse in questo articolo possono aiutare.
Tuttavia, la gestione del tempo è un processo che richiede costanti aggiustamenti e apprendimento. Non esiste una formula magica per tutti, ma l’importante è sperimentare e trovare le tecniche che funzionano meglio per te. Inoltre è utile anche acquisire nel tempo una mentalità orientata a migliorare costantemente il modo di assegnare le priorità ed eseguire le attività in modo efficace e produttivo.
Foto di Luis Villasmil su Unsplash
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