Lavorare in smart working, o lavoro agile, a volte è una necessità (come in questa fase economica di emergenza), altre volte è un requisito di grande valore per le aziende. Ma come realizzare uno smart working efficace?
Per mettere in pratica lo smart working diventa fondamentale gestire un vero cambiamento culturale in collaboratori, manager e dipendenti. Realizzare bene lo smart working richiede una crescita della responsabilizzazione e della consapevolezza di chi lavora in azienda, facendo leva sulle potenzialità individuali.
L’agilità di piccole e grandi aziende sembra oggi essere una qualità fondamentale per competere efficacemente. Spesso, anche a causa delle emergenze che stiamo vivendo, è un requisito per continuare a operare in mercati altamente incerti.
I modelli organizzativi cambiano e si adeguano ai tempi
Prendiamo una ricerca realizzata dall’Osservatorio sull’Innovation Practice del Politecnico di Milano e pubblicata su Il Sole 24 Ore in data 20 maggio 2020 (articolo dal titolo “La vera sfida è trasformare il lavoro da remoto a smart”). La ricerca riporta che il 64% delle aziende ritiene la realizzazione dello smart working come la principale sfida delle aziende nel prossimo futuro (nell’ambito risorse umane).
Cos’è lo smart working
È importante innanzitutto ricordare che lo smart working non è (soltanto) lavoro da casa.
“Lo Smart Working, o Lavoro Agile, è una nuova filosofia manageriale fondata sulla restituzione alle persone di flessibilità e autonomia nella scelta degli spazi, degli orari e degli strumenti da utilizzare a fronte di una maggiore responsabilizzazione sui risultati. Un nuovo approccio al modo di lavorare e collaborare all’interno di un’azienda che si basa su quattro pilastri fondamentali: revisione della cultura organizzativa, flessibilità rispetto a orari e luoghi di lavoro, dotazione tecnologica e spazi fisici” (Guida allo Smart Working, Osservatorio Politecnico di Milano).
Lo smart working prevede la possibilità per collaboratori e dipendenti di avere maggiore autonomia su vari fronti. Tra questi ultimi vi sono come organizzare il proprio lavoro e dove lavorare (eventualmente anche da casa), grazie ad alcune condizioni “abilitanti” (ad esempio le tecnologie).
Le aziende e i relativi responsabili definiranno lo scopo e gli obiettivi da raggiungere.
Importanza degli obiettivi nello smart working
In una logica di smart working viene assegnata maggiore importanza all’obiettivo concordato tra azienda e collaboratore rispetto ad altre modalità di organizzazione. Minore importanza viene invece data al controllo, che normalmente avviene quando si lavora regolarmente nel medesimo ufficio o struttura.
In “smart working”, il lavoratore può organizzarsi per lavorare da casa, in ufficio o altrove, in autonomia, concordando con l’azienda gli obiettivi di raggiungere.
Questa modalità crea maggiore agilità per le aziende. Crea anche risultati migliori (almeno sulla carta). Allo stesso tempo crea maggiore flessibilità con variabilizzazione dei costi (basti pensare ai costi degli uffici).
È più agile un’azienda che può contare sul fatto che i propri collaboratori perseguiranno con ampia autonomia gli obiettivi assegnati. Così un’azienda riesce a rispondere più prontamente ai cambiamenti, in quanto le persone, guidate dagli obiettivi, hanno maggiore capacità di adattare le proprie attività alle esigenze
Alcune difficoltà di realizzazione
Esistono alcune criticità di cui bisogna tenere conto quando si decide di realizzare un’organizzazione del lavoro “smart” (o quando si è costretti, come nei casi di emergenza, ad adottare forme prolungate di lavoro da casa). Queste difficoltà possono compromettere l’efficacia di questo modo di lavorare.
Secondo la ricerca sopra menzionata, la principale difficoltà emersa è quella di passare “da un approccio gerarchico a team” (il 55% delle aziende). A questo si aggiunge “la resistenza culturale” (il 27% delle aziende). Si tratta di difficoltà che esistono ai vari livelli di un’azienda.
Perché esistono queste difficoltà? Dove originano queste difficoltà? Cos’è possibile fare per superarle? Vediamo alcuni aspetti.
La “comfort zone” degli individui nelle organizzazioni
Una prima area che influisce sulla disponibilità ad adottare un approccio di smart working è rappresentato dalla “comfort zone”.
Le modalità di lavoro consolidate e diffuse (per intenderci quelle esistenti prima dell’adozione dello smart working) sono una sorta di comfort zone.
Passare ad un approccio di lavoro agile richiede di andare oltre quest’area confortevole.
Come semplice esempio, prendiamo l’abitudine di andare in ufficio ad una certa ora, di fare un certo percorso, incontrare alcune persone nel tragitto.
Anche decidere di cambiare di poco questa piccola abitudine può richiedere lo sforzo di andare oltre il senso di comfort, generato dalla ripetitività delle abitudini. E può non essere semplice per le aziende, manager, professionisti, collaboratori.
Alcune abitudini sono poi considerate quasi impossibili da modificare anche se, ad un livello “razionale” sono palesemente migliorative.
Questa difficoltà di cambiamento rappresenta un freno alla crescita, che a volta si ritrova nella frase “abbiamo fatto sempre così”.
La “convenienza” della comfort zone è così rilevante che, nel difenderla, si possono perdere di vista i vantaggi di uscirne. I vantaggi spesso riguardano sia la qualità del proprio lavoro che i risultati dell’azienda o del gruppo professionale al quale si appartiene.
Nello smart working bisogna uscire dalla propria zona di comfort, adottare modi di lavorare non usuali. Tutto questo, se lo smart working è realizzato correttamente, potrà avere un impatto favorevole sui risultati aziendali.
Evoluzione della “gerarchia”
Con riferimento all’aspetto gerarchia, bisogna innanzitutto considerare che il tema in discussione (in ambito smart working) non è in sé e per sé l’abbandono tout court della gerarchia. Il passaggio a modalità di lavoro “agili” non significa mettere da parte la gerarchia. Esistono delle responsabilità di risultato, che richiedono la differenziazione gerarchica a vari livelli, soprattutto al crescere della dimensione aziendale.
Il lavoro agile cambia però il modo in cui si intende la gerarchia.
Tipicamente la gerarchizzazione è stata basata sulla scomposizione delle attività aziendali o di gruppo in attività sempre più piccole. La figura del “responsabile”, sintesi di queste attività, in qualche modo assicura lo svolgimento di queste attività.
Quando parliamo di lavoro agile, l’attenzione si sposta sugli obiettivi, aspetto chiave dello smart working. In quest’ultimo caso, il ruolo della gerarchia consente di presidiare obiettivi a diversi livelli. Il focus dei team e degli individui diventa gestire obiettivi “micro”, che nascono dalla declinazione degli obiettivi aziendali in diverse aree di competenza e gruppi funzionali.
Gerarchia e leadership
L’argomento “gerarchia” richiama quello della leadership, che gioca un ruolo essenziale in gruppi complessi, nel lavoro a distanza e nei cambiamenti organizzativi. La leadership agisce su aspetti motivazionali, che influenzano il modo in cui le persone lavorano, la capacità di adattamento e i risultati ottenuti. Lavorare a distanza, e secondo modalità di smart working, rende critica la chiarezza degli obiettivi (qualità di leadership) e il modo in cui si viene ispirati a conseguirli.
In questo senso la gerarchia/ leadership diviene un collante fondamentale che, anche con persone che lavorano in luoghi diversi o che si auto-organizzano, consente di mantenere una direzione unitaria. Inoltre il ruolo gerarchico/ leadership diventa essenziale per gestire eventuali prestazioni al di sotto delle aspettative.
E su questo aspetto i manager dedicano una parte importante del tempo. Ad esempio, da alcune ricerche è emerso che il 17% del tempo (di fatto, un giorno a settimana) di un manager è dedicato a gestire i risultati deludenti di una o più persone del proprio team.
Le logiche di smart working possono accentuare questa percentuale, per le criticità di adattamento descritte prima. Pertanto in smart working diventano più critiche le abilità di leadership, in quanto le possibilità di un lavoro al di sotto delle aspettative possono aumentare significativamente, a parità di condizioni.
Leadership e mentalità
Il tema importante, nel percorso di adozione dello smart working, è il passaggio ad una dinamica gerarchica basata su principi di leadership autentica, in cui compito chiave del leader è aiutare le persone a contribuire al meglio. È un tema di performance e di soddisfazione.
Per funzionare, lo smart working richiede pertanto:
- una leadership chiara, evoluzione della più tradizionale gerarchia
- persone con la mentalità, il mindset adatto, basato su un’elevata flessibilità. È utile che le persone siano progressivamente formate ad adottare logiche di lavoro agili. Richiede inoltre che le persone siano messe nelle condizioni di esprimere al meglio le proprie unicità, competenze e caratteristiche in queste condizioni. Con un percorso adatto, ogni individuo diventa così un soggetto chiave, un soggetto il cui valore non è realizzare attività più o meno di routine, ma portatore di una potenzialità che si esprime nel percorso di raggiungimento di un obiettivo.
Lo smart working non è solo un’evoluzione
Indipendentemente dalla misura in cui si intende adottare lo smart working come approccio al lavoro nella propria azienda, è importante evitare di focalizzarsi solo sugli strumenti digitali o sulla tipologia di uffici utilizzati o su scelte organizzative studiate “sulla carta”. È importante partire e rendere centrale il “fattore umano”, partire dal persone.
Le persone potrebbero infatti trovarsi improvvisamente a lavorare in modi a cui non sono abituate e per le quali non sono preparate. Non è un caso che vi siano resistenze.
In effetti, lo smart working non è solo un’evoluzione del modo di lavorare. È una modalità di lavoro completamente differente. È un salto, che richiede alle persone di adottare approcci e mindset idonei e coerenti.
Collaboratore, manager, professionista hanno le potenzialità per poter adottare logiche di smart working influenzando positivamente i risultati aziendali. È utile che queste potenzialità vengano coltivate e rese progressivamente “concrete” attraverso un lavoro di preparazione.
Non si tratta solo di formazione, ma di un’“esperienza accelerata” di apprendimento.
Un paradigma nuovo e due parole chiave
Passare o rafforzare un paradigma di lavoro agile richiede di intervenire su due variabili fondamentali per il manager, il professionista o il collaboratore: responsabilità e consapevolezza.
Responsabilità
Con riferimento al tema “responsabilità” diventa fondamentale che le persone lavorino sull’acquisizione di maggiore responsabilità.
Nel lavoro agile, da un lato abbiamo la riduzione del controllo tradizionale grazie ad una maggiore fiducia (dal lato dell’azienda), dall’altro il lavoratore dovrà avere maggiore responsabilità, relativa ai propri obiettivi.
Lavorare per obiettivi richiede maggiore responsabilità.
La gestione di maggiore responsabilità è di fatto una competenza che si può allenare, ma che non si acquisisce da un giorno all’altro, per il semplice fatto di dichiarare che “da domani” si adotta lo smart working.
Consapevolezza
Il tema della consapevolezza è altrettanto decisivo. Ad esempio, è importante aumentare la consapevolezza sul ruolo del proprio lavoro, su cosa significa il proprio lavoro, su quale impatto hanno le proprie attività sul sistema aziendale o sul “sistema” di clienti, prospect, partner con cui normalmente si interagisce.
L’area della consapevolezza è particolarmente importante poiché spesso le azioni e le abitudini messe in campo dal professionista sono diventate così consolidate da perdere di vista il “perché” esistono certe abitudini. Pertanto ogni cambiamento che si rende necessario in certe situazioni può trasformarsi in un ostacolo quasi insormontabile.
L’importanza delle potenzialità individuali nello smart working
Sia il tema della responsabilità che della consapevolezza sono fondamentali in un percorso di coaching efficace, che diventa pertanto uno strumento ottimale per accompagnare le persone verso la realizzazione positiva dello smart working.
In effetti responsabilità e consapevolezza sono aspetti che consentono all’individuo di esprimere meglio le proprie potenzialità individuali, che sono alla base di uno smart working di successo.
Un coach, grazie a metodi adatti, può aiutare il cliente a identificare le aree in cui avverte maggiormente la differenza tra i propri comportamenti abituali e ciò che è necessario nella nuova situazione, per poter essere efficaci.
Il coach può inoltre aiutare a mettere in atto comportamenti nati da un nuovo “equilibrio” tra queste nuove azioni, da un lato, e l’autenticità dall’altro.
Può anche aiutare a perseverare quando ci sono delle fasi più complicate, ad esempio quando si prova ad uscire dalla propria comfort zone. E questo, molto probabilmente, prima o poi accadrà.
Ogni cambiamento, incluso quello verso lo smart working, richiede impegno, determinazione e un percorso progettato. Ma è un cambiamento conseguibile con efficacia, soprattutto con gli strumenti di supporto adatti.
